Y aunque muchos empresarios afirman ser excelentes multitarea, la investigación ha demostrado que la mayoría no lo son.
Entonces, ¿qué pueden hacer, si es que pueden hacer algo, los propietarios de pequeñas empresas para mantenerse enfocados y estar al tanto de todo? A continuación se incluye una lista de herramientas gratuitas o económicas (en orden alfabético) que pueden ayudar.
DISEÑO Y DESARROLLO
COMERCIO ELECTRÓNICO
MARKETING DIGITAL
1. Bandeja de entrada activa
Un complemento de Gmail que le permite organizar su bandeja de entrada como tareas. A los propietarios de pequeñas empresas les gusta porque cualquiera que sea el sistema de gestión de proyectos que utilice, muchas tareas realmente suceden por correo electrónico. Y Active Inbox le permite realizar un seguimiento de los correos electrónicos relacionados con proyectos y hacer un seguimiento fácil con las personas. La aplicación funciona particularmente bien para empresarios que son seguidores del método Getting Things Done® de David Allen.
2. Asana
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"Asana es una gran herramienta para organizar y mantenerse actualizado [en] proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso de todos, incluido el mío", dice Steve Benson, fundador y CEO de Badger Maps. "Recibir recordatorios sobre las fechas de vencimiento y poder agregar comentarios y enlaces a documentos relevantes en Google Drive lo hace muy valioso para nosotros y me ayuda a administrar de manera más eficiente".
"Asana le permite enumerar y organizar tareas, así como asignar tareas a sus compañeros de equipo", dice Craig Bloem, fundador y CEO de FreeLogoServices.com. “También lo ayuda a rastrear el estado del proyecto y la comunicación. Todos los mensajes que envíe a través de la interfaz se guardan en un historial de conversaciones, lo que proporciona información útil de fondo sobre cada proyecto. Marque los elementos a medida que los completa, y cuando lo haga, la herramienta incluso dispara un pequeño unicornio a través de la página para celebrar su logro ".
3. Calendario de Google
"Planifico todo en Google Calendar", dice Ophélie Castelot, gerente de comunicación, Space Designer 3D. Google Calendar ayuda a los propietarios de negocios, y a los trabajadores, a “mantenerse enfocados en lo que se debe hacer y comprender mejor exactamente cuánto tiempo se necesita para completar una tarea. Además, puedes compartir un calendario con tus compañeros de trabajo, para que todos puedan ver lo que los demás [están haciendo] ".
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4. Google Keep
"Esta aplicación simple y directa puede ayudarlo [a usted] a realizar un seguimiento de muchos proyectos", dice Rhonda Waterhouse, una emprendedora con tres negocios, incluido Daisy Yoga. “Los rectángulos coloreados actúan como notas adhesivas expandibles. Tengo uno para cada proyecto e incluso uno para el hogar. Y puedo marcar elementos a medida que los completo. Recientemente, Google agregó una función para permitir a los usuarios fijar notas importantes en la parte superior. ¡Esta es la mejor lista de tareas que he encontrado! ”
5. ágil
"Nimble [una aplicación popular de CRM social] me permite agregar todos mis contactos a este sistema de CRM ordenado y bien organizado", dice Vicky Llerena, fundadora de Social Vibes Media. “Una vez que carga correos electrónicos, el sistema es lo suficientemente inteligente como para reconocer los identificadores de las redes sociales para cada contacto. Es genial segmentar mis listas, establecer recordatorios para los seguimientos y ponerle una cara al nombre cuando estoy a punto de hacer una llamada de seguimiento amigable a mi prospecto ”.
6. ProsperWorks
"Si su trabajo se basa en construir y mantener relaciones con clientes, socios, clientes potenciales o cualquier persona fuera de su organización, una solución CRM es imprescindible", dice Mark Lee, socio, Hokku PR, que recomienda ProperWorks, que se integra perfectamente con Google G Suite.
"ProsperWorks se sincroniza con su correo electrónico, extrae datos de firmas de correo electrónico y organiza todos sus contactos en un solo lugar para que pueda acceder fácilmente a los datos pertinentes, como interacciones pasadas, estado de contacto y más", dice. "Este tipo de automatización significa menos tiempo perdido en hojas de cálculo y entrada manual de datos, y sabrá exactamente con quién está interactuando en todo momento para poder crear una experiencia altamente relevante y personalizada".
7. Todoist
"Todoist es el mejor administrador de tareas del mercado actual", dice Gavin Jones, fundador y director de MeeTime. "El principal beneficio de esta aplicación es la cantidad de plataformas en las que está disponible: Android, iPhone, web, Mac y Windows".
"Hay muchas herramientas de planificación y organización, pero he descubierto que Todoist es el más eficaz", dice Jennifer Straus, estrategia y análisis de operaciones de personas, Kabbage. “Te permite [etiquetar] cada tarea, lo que, para mí, implica evaluar la dificultad de la tarea.
"Con cada tarea etiquetada, puedo extender mis tareas más exigentes durante todo el día y la semana", explica. “Además, puedo agregar fácilmente notas a los elementos de mi lista a medida que encuentro información relevante o realizo reuniones pertinentes a la tarea. Con esta herramienta, puedo mantener precisa mi lista de tareas pendientes, tener un plan para la semana [y] establecer recordatorios para el futuro ".
8. Trello
"Para mantener la productividad, organizo todos mis proyectos en Trello, una herramienta de gestión de proyectos", dice Shayla Price, una comercializadora de contenido B2B. “Me ayuda a administrar el proceso de producción de contenido de principio a fin. Puedo agregar fechas de vencimiento, crear listas de verificación e incluso invitar a personas a colaborar. La productividad se trata de tener una ubicación central para sus proyectos, y Trello lo hace posible para mí ".
"Vivo con esta herramienta", dice Llerena. “Ayuda a mi equipo y a mí a crear tareas para todo nuestro grupo. La versión gratuita le permite agregar miembros del equipo, crear tableros separados y aplicar listas a cada tablero. Las tareas son como tarjetas, por lo que puede moverlas fácilmente de una lista a otra o eliminarlas una vez completadas ".
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Consejos para concentrarse en el trabajo
"Haga una lista diaria de tareas para que pueda realizar un seguimiento de sus tareas y cumplir con los plazos", dice Deesha Adyanthaya, especialista en relaciones públicas de Capterra. "A medida que completa las tareas durante el día ... márquelas y priorice lo que debe completarse a continuación".
Apague las notificaciones en su teléfono inteligente o apáguelo por completo mientras trabaja en tareas que requieren enfoque láser.
"Responda los correos electrónicos solo unas pocas veces al día, durante un horario programado", dice Bloem. “Al limitar el tiempo de su bandeja de entrada, evita la distracción interminable de nuevos mensajes. Si alguien tiene una emergencia real, siempre puede llamar ".
Solo revise sus cuentas de redes sociales en horarios no laborables preprogramados, por ejemplo, antes del trabajo, a la hora del almuerzo y después del trabajo o antes de acostarse.
Tomar descansos. Levántate y muévete - estira y / o da una caminata corta o haz algo de yoga - cada dos horas (si no con mayor frecuencia). La investigación ha demostrado que sentarse durante largos períodos de tiempo es malo para la productividad y malo para su salud. Moverse puede aumentar el flujo sanguíneo y, a menudo, también estimula nuevas ideas.
"Establezca una política clara de" puertas abiertas "", dice Brad Brooks, director de marketing, producto e ingeniería de DocuSign. "Si la puerta de su oficina está abierta, inviten a otros a entrar. Si no es así, no lo hagan. ¿No tienes una puerta física? Establezca un horario semanal en su calendario para una discusión abierta. [Luego] mantenga [el] horario [para asegurarse de que] no se interrumpa cuando se encuentre en un proyecto ”.
Mantenga las reuniones cortas y enfocadas o elimínelas. "La verdad es que la mayoría de las reuniones pueden resumirse en un correo electrónico [breve] o reemplazarse por una discusión en tiempo real a través del chat", dice Steve Goldsmith, gerente general de HipChat. “Pero si hay una buena razón para celebrar una reunión, aproveche al máximo su tiempo de reunión, y manténgalo breve y enfocado. "Acuerde con anticipación una agenda para la reunión y asegúrese de eliminarla de todos los elementos no urgentes o obsoletos".
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